Политика обработки и защиты персональных данных Муниципального казенного учреждения города Калининграда «Финансово-инженерная служба комитета по социальной политике»

1. Общие положения.
   • Политика обработки и защиты персональных данных в муниципальном казенном учреждении города Калининграда «Финансово-инженерная служба комитета по социальной политике» (далее – МКУ ФИС КСП)  определяет деятельность МКУ ФИС КСП в отношении обработки персональных данных и содержит общие сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.
   • Целью Политики обработки и защиты персональных данных МКУ ФИС КСП является обеспечение защиты прав и свобод субъекта персональных данных при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность его частной жизни.
   • Положения настоящей Политики обработки и защиты персональных данных распространяются на все технологические процессы, связанные с обработкой персональных данных, и обязательны для исполнения всеми работниками МКУ ФИС КСП.
   • Обработка персональных данных осуществляется на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами Правительства России, Управления Роскомнадзора, ФСТЭК и ФСБ России и локальными документами  МКУ ФИС КСП.
   • Состав персональных данных устанавливается и ограничевается достижениями конкретных, заранее определенных и законных целей обработки и требованиями законодательства. В МКУ ФИС КСП не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

1.6. В настоящей Политике обработки и защиты персональных данных, используются следующие термины, сокращения и определения:

1.6.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.6.2. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ),  обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

1.6.3. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

1.6.4. Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

1.6.5. Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

1.6.6. Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

1.6.7. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

1.6.8. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

1.6.9. Оператор персональных данных (оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.7. МКУ ФИС КСП, получивший доступ к персональным данным, обязан соблюдать конфиденциальность персональных данных — не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

1.8.  При сборе персональных данных МКУ ФИС КСП обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных».

1.9. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», МКУ ФИС КСП обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в пунктах 2, 3, 4, 8 части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных».

2. Цели обработки персональных данных.

• МКУ ФИС КСП обрабатывает персональные данные в следующих целях:
  • Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом.
  • Организация кадрового учета, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
  • Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении, пользовании льготами.
  • Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
  • Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.
  • Осуществление деятельности, в соответствии с предметом и целями деятельности, определенными нормативно-правовыми актами органов городского округа «Город Калининград».

3. Правовое основание обработки персональных данных

МКУ ФИС КСП осуществляет обработку персональных данных на основании:

— Конституции Российской Федерации;

— Трудового кодекса Российской Федерации;

— Налогового кодекса Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ;

— Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;

— Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

— Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

— Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»;

—  Положения о порядке обработки персональных данных;

— Устава;

— настоящей Политики.

4. Категории, способы, сроки обработки персональных данных, хранение и их уничтожение.
   • К категориям субъектов персональных данных, обрабатываемых в МКУ ФИС КСП относятся:
     • Работники, состоящие в трудовых отношениях (в том числе уволенные работники). В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные в связи с реализацией трудового, налогового, пенсионного законодательства РФ, ведения бухгалтерского и кадрового учета:

— фамилия, имя, отчество; Место, год и дата рождения; Адрес регистрации; Паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан); Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; ИНН; Информация об образовании (наименование образовательного учреждения, сведения о документах, подтверждающие образование: наименование, номер, дата выдачи, сведения о квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний); Информация о трудовом стаже (место работы, должность, период работы, причины увольнения); Заработная плата; Сведения о семейном положении; Фотография; Банковские реквизиты; Данные о трудовом договоре (№ трудового договора, дата его заключения, дата начала и дата окончания договора, вид работы, срок действия договора, наличие испытательного срока, режим труда, длительность основного отпуска, длительность дополнительного отпуска, длительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, обязанности работника, дополнительные социальные льготы и гарантии, № и число изменения к трудовому договору, характер работы, форма оплаты, категория персонала, условия труда, продолжительность рабочей недели, система оплаты); Сведения о воинском учете (категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе, информация о снятии с воинского учета); Информация о приеме на работу, перемещении по должности, увольнении, поощрении, взыскании; Информация об отпусках; Информация о командировках; Карточка унифицированной формы Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1; Свидетельство о заключении брака, справка об инвалидности по Чернобылю.

• Близкие родственники работников, состоящих в трудовых отношениях с МКУ ФИС КСП. В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные в связи  с достижением целей, для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на МКУ ФИС КСП функций, полномочий и обязанностей:

— степень родства, ФИО родственника, год рождения.

• Сведения субъектов (физические лица). В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные в связи  с осуществлением деятельности, в соответствии с предметом и целями деятельности, определенными нормативно-правовыми актами органов городского округа «Город Калининград»:

— фамилия, имя, отчество, год, месяц и дата рождения; паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан); страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; ИНН; банковские реквизиты.

• Пользователи официального сайта МКУ ФИС КСП. В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные, с целью анализа пользовательской активности и их взаимодействия с сайтом:

— файлы «cookies» (куки-файлы). Пользователи, продолжая пользоваться сайтом, дают свое согласие на обработку персональных данных.

• В отношении персональных данных работников (субъектов), совершается только те действия, которые необходимы или желаемы для достижения указанных выше целей, включая: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, уничтожение, передачу, распространение, удаление, блокирование персональных данных. Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.
• Обработка персональных данных субъектов песрональных данных посредством обращения в электронной форме по открытым каналам связи сети Интернет через соответвтующие формы, размещенные на официальном сайте МКУ ФИС КСП. При этом, субъект персональных данных, используя соответствую форму обращения, дает свое согласие на обработку персональных данных, подтверждает передачу информации в электронной форме по открытым каналам связи сети Интернет и ознакомлен с Политикой обработки и защиты персональных данных и Политикой конфиденциальности данного сайта.
• Доступ к персональным данным, работники получают для выполнения своих должностных обязанностей в соответствии с нормативными документами МКУ ФИС КСП. Все работники, осуществляющие обработку персональных данных, уведомлены о факте обработки ими персональных данных. Третьи лица получают доступ к персональным данным только в соответствии с законодательством и в предусмотренных им случаях.
• Сроки обработки персональных данных определяются целями обработки персональных данных, федеральным законодательством, сроком исковой давности, нормативными документами органов государственного контроля и регулирования.
• Хранение персональных данных осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
• При осуществлении хранения персональных данных МКУ ФИС КСП использует базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Федерального закона «О персональных данных». Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляються от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее — материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков). При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных используется отдельный материальный носитель.
• Условием прекращения обработки персональных данных являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.
• Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законом сроки (согласно ч.3 ст.20, ч.3, 4, 5, 5.1 ст.21 Закона №152-ФЗ «О персональных данных»), с составлением акта об уничтожении персональных данных, в полном соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 28.10.2022г. № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных». Способы и методы уничтожения персональных данных определяется ответственным лицом за организацию обработки персоналных данных в каждом конкретном случае.

5. Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.
   • МКУ ФИС КСП принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом«О персональных данных».
   • Доступ к информации, составляющей персональные данные, ограничен. Обеспечено принятие организационных, правовых и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных в соответствии с установленными требованиями уполномоченных органов власти.
   • Лица, осуществляющие обработку персональных данных, обучены и проинструктированы. Хранение носителей баз данных, содержащих персональные данные обеспечено. Несанкционированный доступ к базам персональных данных исключен. Не контролируемое проникновение или пребывание посторонних лиц в помещениях, где ведется обработка персональных данных, исключено. Контроль учета лиц, допущенных к работе с персональными данными, ведется. Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке разработана. Разработаны инструкции и рекомендации по эксплуатации средств защиты информации. Информационная система персональных данных введена в эксплуатацию. Проводятся мероприятия (еженедельные/ежемесячные/квартальные) по контролю соблюдения выполнения требований законодательства и принятых нормативных актов.
6. Права субъекта персональных данных
   • Субъект персональных данных или его представитель имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных;
• правовые основания и цели обработки персональных данных;
• применяемые МКУ ФИС КСП способов обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения, сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании обращения или на основании федерального закона;
• обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
• сроки обработки персональных данных (в т.ч. сроки их хранения);
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ;
• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению МКУ ФИС КСП, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ.
  • Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке
  • Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в случае, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
  • Субъект персональных данных вправе требовать от МКУ ФИС КСП уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
  • Отказ субъекта персональных данных предоставить свои персональные данные для обработки в определенных целях влечет невозможность достижения этих целей.
  • Для осуществления перечисленных прав субъекту персональных данных необходимо направить письменное обращение в адрес МКУ ФИС КСП или обратиться с письменным заявлением.
  • МКУ ФИС КСП рекомендует оформлять обращение в соответствии с Запросом на получение информации, касающейся обработки персональных данных (Приложение 1 к настоящей Политике).

7. Дополнительные сведения
   • В МКУ ФИС КСП назначены лица, ответственные за организацию обработку персональных данных и обеспечение безопасности персональных данных.
   • По всем вопросам, связанным с получением доступа к собственным персональным данным, получением информации, касающейся обработки персональных данных, любыми дополнительными разъяснениями субъекту персональных данных следует обратиться в МКУ ФИС КСП следующими способами:

• по телефону 8 (4012) 92-40-52;
• по электронной почте mku@fisksp.ru;
• направив письменное обращение в адрес: 236022, г. Калининград, ул. Чайковского, 50/52.

Политика обработки и защиты персональных данных Муниципального казенного учреждения города Калининграда «Финансово-инженерная служба комитета по социальной политике»